Szkolenie – jak obsługiwać zgłoszenia sygnalistów?

Jeśli w Twojej organizacji według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, to jesteś objęty ustawowym obowiązkiem. Pracodawcy są zobowiązani do stworzenia odpowiednich kanałów zgłoszeniowych oraz procedur, które umożliwią pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości w sposób bezpieczny i poufny.

Wewnętrzna procedura zgłoszeń dotyczy ustanowienia systemu, który umożliwia pracownikom zgłaszanie naruszeń prawa w sposób bezpieczny i poufny.

Celem procedury jest stworzenie bezpiecznego środowiska dla sygnalistów, aby mogli oni zgłaszać nieprawidłowości bez obawy o działania odwetowe ze strony pracodawcy.

Pracodawcy muszą informować pracowników o procedurze oraz zapewnić dostęp do niej, co powinno nastąpić po konsultacjach z organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników.

Zgodnie z artykułem 3 ust. 1 Ustawy o ochronie sygnalistów, naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub ma na celu obejście prawa.

Oto przykłady naruszeń, które można zgłaszać:

• •Korupcja – wszelkie działania związane z przekupstwem lub nadużywaniem władzy.
• •Zamówienia publiczne – nieprawidłowości w procesach przetargowych i realizacji zamówień.
• •Usługi, produkty i rynki finansowe – naruszenia dotyczące regulacji w sektorze finansowym.
• •Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – działania niezgodne z przepisami mającymi na celu zapobieganie tym zjawiskom.
• •Bezpieczeństwo produktów – problemy związane z jakością i zgodnością produktów z normami.
• •Ochrona środowiska – działania szkodliwe dla środowiska naturalnego.
• •Ochrona prywatności i danych osobowych – naruszenia związane z przetwarzaniem danych osobowych.

Ochrona sygnalistów, czyli osób zgłaszających naruszenia prawa, została w Polsce uregulowana ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r.

Ustawa zabrania wszelkich działań odwetowych wobec sygnalistów.

🔹Sygnalista nie może być pozbawiony pracy ani doświadczyć negatywnych konsekwencji w zakresie zatrudnienia, takich jak obniżenie wynagrodzenia czy pominięcie przy awansach.

🔹Nie można nałożyć na sygnalistę kar dyscyplinarnych ani finansowych w związku z jego zgłoszeniem.

🔹Zgłoszenie dokonane przez sygnalistę nie może być podstawą do odpowiedzialności cywilnej ani dyscyplinarnej, pod warunkiem, że zgłoszenie opiera się na uzasadnionych podstawach.

Potrzebujesz pomocy przy wdrożeniu ochrony sygnalistów? Skontaktuj się z naszymi ekspertami: /oferta/ochrona-sygnalistow

Skład zespołu do rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów może obejmować:

• 1.Pracownicy działu HR – pracownicy HR mają doświadczenie w obsłudze skarg i wniosków oraz znajomość struktury organizacyjnej.
• 2.Przedstawiciele działu zarządzania ryzykiem – posiadają wiedzę na temat przepisów prawa oraz procedur wewnętrznych.
• 3.Eksperci prawni – pomogą w interpretacji przepisów oraz zapewnią zgodność działań z obowiązującym prawem.
• 4.Przedstawiciele pracowników – w ten sposób zapewnisz różnorodność perspektyw i unikniesz konfliktu interesów.

Warto zapamiętać:

• •Skład zespołu powinien być zróżnicowany, aby zapewnić obiektywną ocenę zgłoszeń.
• •Osoby rozpatrujące zgłoszenia nie powinny mieć bezpośredniego związku z sytuacją zgłaszaną przez sygnalistę.
• •Członkowie zespołu powinni być odpowiednio przeszkoleni w zakresie ochrony sygnalistów i procedur zgłaszania naruszeń.

Poznaj efektywne sposoby na poinformowanie pracowników o procedurze ochrony sygnalistów:

• •Wywieś jasne i czytelne informacje na tablicy ogłoszeń w widocznym miejscu, aby każdy miał do nich łatwy dostęp.
• •Prześlij informacje mailem. Upewnij się, że wiadomość jest zwięzła i zawiera najważniejsze punkty.
• •Zamieść dokumentację na wewnętrznych zasobach informatycznych.
• •Zorganizuj szkolenia, podczas których pracownicy poznają procedurę ochrony sygnalistów oraz zdobędą odpowiedzi na dodatkowe pytania.
• •Przygotuj sekcję FAQ oraz broszury lub ulotki informacyjne, które będą dostępne w miejscach pracy.
• •Porusz temat ochrony sygnalistów podczas regularnych spotkań zespołowych, aby upewnić się, że wszyscy są świadomi procedur.
• •Zainicjuj kampanię informacyjną, wykorzystując plakaty, newslettery czy posty w mediach społecznościowych firmy, aby zwiększyć świadomość na temat ochrony sygnalistów.

Upewnij się, że wszyscy pracownicy są świadomi procedur ochrony sygnalistów i wiedzą, jak zgłaszać nieprawidłowości w sposób bezpieczny i poufny.